T.C.
BURDUR BELEDİYE BAŞKANLIĞI
İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ
1-AMAÇ
Bu yönergenin amacı; Burdur Belediye Başkanlığı’nda Başkan adına imzaya yetkili makamları belirlemek, verilen yetkileri belli ilkelere bağlamak, alt kademelere yetki tanıyarak, üst makamların daha etkin kararlar almasını kolaylaştırmak, hizmetlerde sürat ve verimliliği artırmaktır.
2-DAYANAK
Bu yönerge 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 42. maddesi gereği hazırlanmıştır.
3-TANIMLAR
Başkanlık : Burdur Belediye Başkanlığı’nı
Başkan : Burdur Belediye Başkanı’nı
Başkan Yardımcısı : Görev bölümünde birimin bağlı olduğu Başkan Yardımcısı’nı
Birim Amiri : Burdur Belediye Başkanlığı bünyesinde görev yapan Müdür’ü ifade eder.
4-YETKİLİLER
- Başkan
- Başkan Yardımcıları
- Birim Müdürleri
5-GENEL İLKELER ve SORUMLULUK
- Bu yönerge ile verilen imza yetkisinin etkin, verimli, tam ve doğru kullanılması esastır.
- Bütün yazışmalar, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelikte belirlenen usul ve esaslara uygun olarak yapılır.
- Her makam ve yetki sahibi, imzaladığı yazılarda üst makamların bilmesi gerekenleri zamanında bildirmekle yükümlüdür.
- Bu yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından ve yönergeye göre hareket edilip edilmediğinin kontrolünden Başkan Yardımcıları, Birim Amirleri sorumludur.
- Bu Yönerge ile devredilen yetkiler her aşamada Belediye Başkanının onayı ile geri alınabilir. Verilen bu yetkileri kullananlar, kullandıkları yetkiler nedeniyle doğacak her türlü sorumluluğu kabul etmiş sayılırlar.
- Herhangi bir imza yetkisinin yeniden düzenlenmesi, ancak bu Yönergede değişiklik yapılması ile mümkündür.
- İmza yetkisinin devrinde Belediye Başkanının her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır.
- İmza yetkisi devredilenlerin bu yetkiyi bizzat kullanması esastır. Bu Yönerge ile kendilerine imza yetkisi verilenler bu yetkilerini ancak Belediye Başkanının onayı ile devredebilirler.
- Doğrudan Başkana bağlı birimlerin Başkan tarafından imzalanacak yazıları o birim yetkililerinin paraf etmesinden sonra Başkana sunulur.
- İmzaya yetkili kişinin izin, hastalık, görev gibi nedenlerle bulunmadığı hallerde yazılı olarak yerine bırakılan vekili imza ve onay yetkilerini kullanır. Bu dönemde vekil tarafından yapılan iş ve işlemler hakkında asıl yetkiliye sonradan bilgi verilir.
- İç Denetim Birim Başkanlığına görevleri ile ilgili her türlü evrak Başkan tarafından havale edilir.
- 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu kapsamındaki evrakın takibi ve sonuçlandırılması bu Kanuna göre kurulmuş Bilgi Edinme Biriminin sorumluluğundadır.
- Başkan adına yetki verilmiş makamlarca bu yetkiler kullanılırken imzalanacak yazılarda ”Belediye Başkanı a.” ibaresi kullanılır.
- İmza Yetkisini devralan yetkilinin değişmesi halinde, imza yetkilisi tarafından aksine bir talimat verilmediği müddetçe yetki aynen devam eder.
- Birim Amirleri, Birimlerinden çıkan tüm yazılarla ilgili, her türlü iş ve işlemlerden ve yazıların içeriğinden sorumludurlar.
- Bu yönerge doğrultusunda Birimler kendi aralarında, çalışma yönetmeliklerinde ayrık tutulan konular hariç, doğrudan yazışma
- Yazılar ekleri ile birlikte imzaya sunulur.
18- Makamdan Birimlere gönderilen, Birimlerden Makama sunulan yazılar ile Birimler arası yapılan yazışmalar, Birim Görevlilerine veya İlgililerine imza karşılığında zimmetle teslim edilir.
6- BAŞKAN TARAFINDAN BİZZAT İMZALANACAK YAZILAR VE ONAYLAR
- Kanun, yönetmelik ve yönergelerde doğrudan doğruya Başkan’a bırakılan ve Başkan tarafından imzalanması gereken yetki devri mümkün olmayan tüm yazılar ve belgeler,
- Cumhurbaşkanlığı ve Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliği’ne yazılan yazılar, Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanı’nın imzası ile genel yazılara verilecek cevaplar,
- Büyükelçiliklerle ve Konsolosluklarla yapılacak her türlü yazışmalar,
- Başkanın Bakanlıklara görüş ve teklif içeren yazıları,
- Uluslararası kuruluşların Başkan ve Genel Sekreterlerine yazılan yazılardan mahiyeti itibariyle Başkan’ın imzalamasında fayda görülen yazılar,
- Çok gizli ve kişiye özel yazışmalar çerçevesinde yazılan yazılar,
- Valilikten Vali imzası ile gelen yazılara Başkan’ın görüş ve tekliflerini içeren cevabi yazılar,
- Başkanlık adına görüntülü ve yazılı basına yapılacak yazılı açıklama metinleri,
- Kadro ihdas, iptal ve unvan değişikliği teklifleri,
- Görevden uzaklaştırma ve iade, araştırma, ön inceleme ve soruşturma onayları,
- Belediye Meclisi gündemine alınacak teklif yazıları,
- Yatırım programı ve bütçe genelgeleri ile tebliğleri,
- Belediye Kanunu’nun 75. Maddesine istinaden diğer kamu kurumları, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları, kamu yararına çalışan dernekler, Cumhurbaşkanlığınca vergi muafiyeti tanınmış vakıflar ve meslek odaları ile yapılacak ortak hizmet projelerine ilişkin protokol ve sözleşmeler,
- Kurum dışı tüm atama, nakil ve yer değiştirme onayları,
- Müdürler ve Üstü Yöneticilerin kurum içi yer değiştirme ve görevlendirme onayları,
- Başkan Yardımcısı ile Müdürlüklere vekâleten ve tedviren atama onay yazıları,
- Memurun istifa onayları,
- Devlet Memurluğundan çıkarma talepleri,
- Disiplin Kurulu’nca verilen cezalardan yönetmelik gereği onaylanması gerekenler,
- Bağlılık ve yetki çerçevesinde Başkan Yardımcıları, İç Denetim Birim Başkanı, İç Denetçiler ve Birim Müdürlerinin yıllık, mazeret ve sağlık izinlerine ilişkin onaylar,
- Belediye personelinin yurtdışı geçici görevlendirme olurları,
- Belediye Başkan Yardımcılarının, İç Denetim Birim Başkanı ve İç Denetçilerin Belediye görev alanı dışında araç görevlendirmelerinde “Taşıt Görev Emri” onayı,
- Encümen toplantılarının gündemini belirlemek,
- Yatırım programı ve bütçenin Belediye Meclisine sevk yazıları,
- Önemli yatırımlara ait idari değişiklik karar onayları,
- Memurlarla ilgili “Disiplin Kurulu” üyelerinin görevlendirme yazısı,
- Başkanın bizzat imzalamayı uygun gördüğü her türlü yazılar ve onaylar.
- Belediye Başkanı yukarıda sayılan görevlerden, Belediye personelini atama yetkisi, En üst disiplin amirliği yetkisi, Üst yöneticilik yetkisi, Meclis başkanlığı yetkisi, Meclis gündemini belirleme yetkisi ve Encümen gündemi belirleme yetkisi gibi mevzuata göre bizzat yerine getirmesi gereken görevler hariç diğer görevlerini Başkan Yardımcılarına devredebilir.
7-BAŞKAN YARDIMCISININ İMZALAYACAĞI YAZILAR ve ONAYLAR
- Başkan tarafından imzalanması gerekmeyen yazılar,
- Başkan’ın imzalayacakları dışında kalan, bir direktifi, öneriyi ve görüş tespitini gerektiren genelge ve yazılar,
- Başkanın, Başkan Yardımcısı’nın imzalamasını uygun gördüğü diğer onay ve yazılar,
- Başkanın görevi gereği makamında bulunmadığı ve acilen ulaşılamadığı zamanlarda Başkan tarafından imzalanması gereken, ancak özellik ve ivediliği sebebiyle gecikmesinde sakınca bulunan yazılar,
- Bakanlıklardan Bakan imzası dışında gelen ve mahiyeti itibariyle Başkan Yardımcısı tarafından imzalanması uygun görülen yazılara verilecek cevaplar ile Bakanlıklardan görüş sorma yazıları,
- Valiliklerden Vali Yardımcısı imzası ile gelen yazılara verilecek nihai cevaplar, Vali imzası ile gelen yazılara verilen ve nihai olmayan cevabi yazılar, Valiliğe yazılan icrai nitelikte ve Başkanlık görüşünü içeren yazılar ile yıkım, tahliye gibi uygulama işlemleri ve emniyet tedbirlerine ilişkin Valilik, Kaymakamlıklar ve diğer kamu kurumlarına yazılan yazılar,
- Bağlı Birimlerden hizmet akışı ile ilgili gidecek dış yazışmaların “Başkan adına” imzalanması,
- Başkan’ın imzasına sunulacak yazıların parafı,
- Başkan tarafından yetki devri çerçevesinde Başkanlık ettiği Komisyon kararları,
- Başkanın katılmadığı toplantılarda “Encümen Başkanı” sıfatıyla imzalanacak Encümen Kararları,
- 2886 sayılı Devlet İhale Kanunundan kaynaklanan “İta Amirliği” yetkisine ait işlemler,
- Devlet İhale Kanunu ve Kamu İhale Kanunu’na göre yapılan ihalelerde kesin ihale tebliği ve diğer yazışmalar,
- Belediye Başkan Yardımcısı imzası ile gelen dış yazılar,
- Belediye yatırımlarının koordinasyonu ve izleme sonuçlarının değerlendirilmesi ve ilgili Birimlere sevk yazıları,
- Yatırım plan ve programlarında yer alan prestij projelerinin başlatılması emir ve onayları, Birimleri yönlendirme yazıları,
- Teknik ve bilgi amaçlı görüş içeren yazılar hariç ilçe ve ilk kademe Belediye Başkanları’na yazılan yazılar,
- Yetki çerçevesinde Encümen’de görüşülmesi gereken konularla alakalı yazılara uygun görüş verilmesi,
- Birim Müdürleri ve diğer personel için, Belediye görev alanı dışındaki görevlendirmelerde “Taşıt Görev Emri” onayı,
- Başkana sunulacak brifinglerin hazırlık çalışmalarını başlatma emir ve bildirileri,
- Bağlı birimlerin, Encümen’de görüşülmesi gereken konularla alakalı yazı parafları,
- Kurum içi memur görevlendirme tebliğ yazısı (İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’nün bağlı olduğu Başkan Yardımcısı),
- Memur personelin derece ilerleme onayları (İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’nün bağlı olduğu Başkan Yardımcısı),
- Belediye personelinin yurtiçi geçici görevlendirme olurları,
- Valiliğe gönderilen basın ilan yazıları,
- Valiliğe gönderilen ihale yasağı ile ilgili yazılar,
- Önemi itibariyle Başkan Yardımcısı tarafından imzalanması gereken diğer yazılar.
8-İÇ DENETİM BİRİM BAŞKANININ İMZALAYACAĞI YAZILAR ve ONAYLAR
- Başkan tarafından imzalanması gerekmeyen yazılar,
2-İç Denetçilerin çeşitli seminer, sempozyum ve konferanslara katılma konusunda kamu kurum ve kuruluşlarına bilgi vermeye yönelik yazılar ile görevlendirme yazıları, (Bakanlıklar ve İç Denetim Koordinasyon Kurulu dahil)
3- İç Denetçilerin program kapsamında ve program dışı görevlendirilmelerine ilişkin yazılar,
4-Denetlenecek birimlerin denetim konusunda bilgilendirilmesine yönelik yazılar,
- İç Denetim ve danışmanlık raporlarında yer alan önerilerin uygulamaya konulmasıyla ilgili olarak izleme faaliyeti kapsamında Birim Müdürlüklerinden bilgi ve belge istenmesine yönelik yazışmalar,
- Denetlenecek alanların öncelik sırasının belirlenmesi amacıyla yapılan risk analizleri kapsamında Birim Müdürlüklerinden bilgi ve belge istenmesine ilişkin yazılar,
- İç Denetim Kalite Güvence ve Geliştirme Programı kapsamında denetlenen birimler nezdinde yapılacak anket çalışmalarına yönelik yazılar,
- Birim Müdürlükleri ile yapılan, yeni bir hak ve yükümlülük doğurmayan, Belediye Başkanının takdirini gerektirmeyen ve bir direktif niteliği taşımayan bilgilendirme amaçlı ve bilgi almaya dönük yazılar,
- İç Denetim Birimi Başkanlığına ait ödeme emirleri,
- Belediye Başkanının onayından çıkan evrakın ilgili alt birimlere gönderilmesine ilişkin yazılar,
- İç Denetim Birimi Başkanlığının iç hizmet akışının düzenlenmesine ilişkin yazılar.
9-MÜDÜRLERİN İMZALAYACAĞI YAZILAR
- Başkan ve Başkan Yardımcıları tarafından imzalanması gerekmeyen yazılar,
- İnceleme, araştırma, teftiş, denetim ve soruşturma işlemleri ile ilgili raporların, Belediye bünyesindeki Birimlere gönderilmesi ve sonuçlarının izlenmesine ilişkin yazılar,
- Başkan’ın onayına sunulacak teklif yazıları, Başkan’ın ve Başkan Yardımcısı’nın imzasını gerektiren yazıların parafları,
- Başkanlık tarafından kabul edilmiş ve onaylanmış kararların işleme konulması ile ilgili yazılar ile Resmi Gazete’de yayımlanan Belediye ile ilgili kanun, Kanun Hükmünde Kararname, Genelge ve Emirlerinden yeni bir hak ve yükümlülük doğurmayan Başkanlığın takdirini gerektirmeyen yazılardan uygun görülenler, Başkanlık Makamından Müdürlüğe havale edilen Başkanlık Emirleri, Yönetmelik, Yönerge, Genelge, Tebliğ Bildiri ve Yazı şeklinde yayınlanması istenen yazılar, kamu kurum ve kuruluşlarından Belediyemize bilgi için gönderilen ve dağıtımı istenen yazılar, anma ve kutlama günleri ve bayram programlarına ilişkin yazılar,
- Harcama yetki devri sınırları içinde kalan harcama talimatı ile ödeme emirleri,
- Günlük evrakın üst makamlara veya ilgili Birim’e havale edilmesi,
- Birim içi aylık nöbet çizelgeleri ve görevlendirmeleri imzalamak,
- Başvuru dilekçelerinin incelenmesi veya bilgi istenmesi için kuruluşlara veya ilgilisine yazılan yazılar,
- Personelin topluca alınan yıllık izin onaylarının teklifi ve onaylandıktan sonra uygulanması, mazeret izinlerinin uygun görüldüğüne dair yazılar ve uygulaması,
- Personelinin yıllık, mazeret, günlük izinlerinin uygulanması ve sağlık izin işlemleri,
- Hak Ediş dosyası ile ilgili “Kesin Muayene Raporu”, “Tahakkuk Müzekkeresi” “Hak Ediş Raporu” ve dosya ile ilgili diğer yazışmalar,
- Hizmet akışı ile ilgili Kanun, Tüzük, Yönetmelik v.b mevzuat gereği imzalayacağı yazılar ile Belediye Meclisi’ne sunulacak ücretler tarifesi teklifi yazısı,
- Harcama yetkisi ve hizmet ile ilgili diğer yazışmalar, ihale dosyaları ile ilgili yazışmalar,
- Personelin disiplin uygulamalarına ilişkin yazılar, üst makamına teklif yazıları,
- Disiplin ceza ve soruşturmalarına ait ön yazılar, personelin görev ve çalışma belgeleri ile avans onayları,
- Muhtelif uyarı yazıları ile muhtelif düzenlemelere ait bilgilendirme yazıları,
- Müdürlükçe yeniden ilgi kurulan yazı ekleri, evrak suretleri parafı veya “aslı gibidir” onayı, tenkit yazıları ile dava dosyaları hakkında yazılan müdürlük görüşleri,
- Maaş bordroları ve tahakkuk müzekkeresi ve dosya ile ilgili diğer yazışmalar,
- Müdürlüğün yönetmelik teklif yazısı,
- Taşınır mal yönetmeliği hükümlerine göre harcama yetkililerine tanınan yetkiler çerçevesinde yazılan yazı, onay ve görevlendirmeler,
- Kıymetli evrak talebi, malzeme talep yazıları ve malzeme sarf raporu onayı,
- Harcama yetkilisi sıfatıyla Müdürlüğün tahakkukları,
- Kurum içi memur görevlendirme parafları (İns.Kayn.ve Eğit. Md.),
- Müdürlüğün maaş ve ayniyat mutemetlerinin teklif yazıları,
- Amme alacaklarıyla ilgili ödeme emirleri ile haciz varakaları ve üst yazıları,
- Memur personelin kademe ilerleme onayları (İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü tarafından yürütülecektir),
- Memur, sözleşmeli personel ve İşçi işe giriş bildirgeleri, memur maaş nakil ilmühaberleri, birimle alakalı iç görevlendirme onayları,
- Memur, sözleşmeli personel ve işçilerin yıllık izin ve sosyal izin onayları,
- Tüm memur personelin yurt dışında geçirecekleri ve mazeret izinleri ile ilgili yazışmalar (İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürü tarafından yürütülecektir),
- Müdürlükler nezdinde yapılan denetimler sonucunda İç Denetim Birim Başkanlığı tarafından Birimlere gönderilen “Cevaplı Raporlarda” tenkit edilen konulara 30 gün içerisinde verilecek olan cevaplara ilişkin yazılar,
- İşin mahiyetine göre hazırlanacak özel idari ve teknik şartnameler ve buna benzer tip şartnameler, yetki çerçevesinde proje onayları,
- Keşif özeti raporları, ilgili Müdürlüğe yazılan teminat iade yazıları,
- Belediye görev sahasında birime tahsisli araçların “Taşıt Görev Emri” imzalanması,
- Müdürlük içi koordinasyonun temini ile ilgili teklif onayları,
- Daimi kadrolu işçilerin yurt dışı izin onayları ile ücretsiz izin onayları,
- 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu kapsamındaki ihalelerle ilgili olarak, ihale yetkilisi olarak her türlü komisyonun teşkili ve onayı, gerekli yazışmaları yapmak üzere davet, ön yeterlilik, ön yeterliliği uygun görmeyen teklif vermeye davet, aşırı düşük sorgulaması, komisyonların teklif veya başvuru ekinde yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördükleri belge ve bilgilerin istenmesi yazıları, karar asıllarının tasdiki, geçici teminat iadesi yazıları (İhaleyi yürüten Birim Müdürü tarafından uygulanacaktır),
- Birimlere gönderilen veya mahkemelerce istenen Meclis ve Encümen Karar Suretleri’nin tasdiki (Yazı İşleri Müdürü tarafından uygulanacaktır),
- Mahkeme Kararları’nın ifası ile ilgili yazışmalar,
- Yürürlükteki mevzuat çerçevesinde imzalanması ve onaylanması gereken yazılar.
10-GENEL HÜKÜMLER
- Bu Yönergede yer almayan ve tanımlanmayan hususlarda ilgili mevzuat hükümleri dikkate alınır. Tereddüde düşülen durumlarda Belediye Başkanının talimatına göre hareket edilir.
- Bu yönerge ile devredilen yetkiler her aşamada Belediye Başkanı’nın onayı ile geri alınabilir.
11-YÖNERGEDE HÜKÜM BULUNMAYAN HALLER
Belediye Başkanı tarafından, 18/09/2018 tarihinde onaylanan “Burdur Belediye Başkanlığı İmza Yetkileri Yönergesi” yürürlükten kaldırılmıştır.
12-YÜRÜRLÜK
13 maddeden oluşan iş bu yönerge Burdur Belediye Başkanı tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.
13-YÜRÜTME
Bu yönerge hükümlerini Burdur Belediye Başkanı yürütür.
ONAY
15/05/2024
Ecz. Ali Orkun ERCENGİZ
Belediye Başkanı
